Jak prosadit svůj sen

I přes téměř romantický název je tématem tohoto článku disciplína ve firmě. V článku Kvalita a zaměření na zákazníka jsem ve stati o „tvořivosti Čechů“ přislíbil, že se k tématu kontroly nad děním ve firmě ještě vrátím.

Nedávno se mi dostalo cti obědvat ve francouzské restauraci na francouzském maloměstě s francouzským obchodním partnerem. Netřeba Vám asi popisovat kombinace chutí, kterým jsem, díky Božímu daru vnímat chutě byl vystaven a neskutečně si jich užil. Vše prověřené staletími vývoje, dolaďování, kombinování, až mazlení s ingrediencemi a poměry. Know-how francouzské kuchyně bylo předáváno z generace na generaci a věřím, že se bude i nadále vyvíjet.

Představte si, že začínáte pracovat ve Francii v restauraci. Dle mého zcela jistě projdete zaučením, zácvikem, a pokud se zúčastníte i přípravy jídla, bude Vám něco z kulinářských tajemství předáno. Na Vaší straně se bude držet předepsaných postupů, které odráží již zmiňované know-how nejen pro jídlo samotné, ale i způsob jeho podávání, komunikace se zákazníkem, řešením stížností a spousty dalších věcí. Představa, vize či sen majitele či vedoucího podniku se zhmotňuje v tom, jak restaurace funguje, jak vypadá.

Jedním z klíčových úkolů majitele nebo vedoucího je předat či komunikovat svou představu těm, kteří ji budou realizovat – zaměstnancům a dodavatelům.

Zůstaňme u restaurace - jestli jídlo není dobré nebo je nezdvořilá obsluha, znamená to, že majitel (nemusí to být nutně majitel, ale pověřený manažer-vedoucí, i když v konečném důsledku je úspěch i neúspěch spojován s majitelem) měl špatnou představu a dosažený výsledek byl takto vyžadovaný nebo majitel nebyl schopen předat a prosadit svou představu těm, kterých se to týká.

Informace či návod není dost, nutné je povzbudit k rozhodnutí, vyžadovat pohyb či změnu. Mnoho lidí slyší mnoho informací, ale málokdy informaci přemění ve skutek.

List Jakubův 1:22 Buďte však vykonavatelé slova a nejen jeho posluchači, kteří klamou sami sebe.

Dovolme si malý test - zahrajte si ve firmě tichou poštu! Před odjezdem na Vaši dovolenou vydejte seznam opatření a pokynů, příkazů, které bude nutné vykonat a nezapomenout během Vašeho odpočinku na plážích Jadranu či Karibiku. Část předejte písemně a část ústně.

Po návratu si zkontrolujte, jak velká odchylka bude od Vašeho zadání a reality, a to v obou variantách.

Jestli objevíte, že se Váš příkaz …:
1. k části pracovníků dostal ve zkreslené podobě, či úplně jiný příkaz nebo nejasně formulovaný,
2. k části pracovníků se příkaz nedostal vůbec,
3. k části pracovníků se dostal správně, ale ti se rozhodují, jestli ho budou či nebudou akceptovat. A poté, co žádám vykazatelnost, řeknou, že nevěděli nebo ten, kdo jim to měl říct (a zrovna není přítomen) jim to neřekl nebo mysleli, že je to jinak.
4. k části správně a ti jej vykonají, jsou však demotivováni a po čase se přidají ke skupině č. 3 patří Vaše firma mezi tzv. plynoucí.

Vždy se budete setkávat s částí pracovníků či dodavatelů, kteří mají svou představu o řízení firmy, množství a kvalitě práce či dodávaného zboží a služeb. Pro vaši firmu nebo tým je velmi důležité, jak velký prostor jim bude dán. Budou mít tendenci řídit firmu, budou nejužším místem a vy vyrobíte jen tolik a v takové kvalitě, jak vám to tato skupina umožní. Velmi pravděpodobně to nezměníte přátelským pozitivním přístupem.

Tato skupina zaměstnanců (možná i dodavatelů) Vám z Vašeho snu o francouzské restauraci udělá bufet, který jste nikdy nechtěli. Namísto řízení firmy žádoucím směrem, budete plynout, kam Vás proud ponese … a proud proudí vždy z kopce …

Jediná možnost jak tomu čelit, je změnit firemní kulturu. Proměnit firmu od plynoucí k řízené.
Jako vedoucího vás čeká a nemine dostat firmu pod VAŠÍ kontrolu.
JAK?
V řízené firmě je příkaz vydán takovou formou, že:

1. je jasně řečeno, co se chce DEFINUJ
2. příkaz je prokazatelně a nezaměnitelně předán se zpětnou vazbou KOMUNIKUJ
3. příkaz je vhodně a přiměřeně vyžadován VYŽADUJ
4. plnění příkazu je opakovaně v potřebné míře kontrolováno UDRŽUJ

Čtyři kroky ke změně

Definuj: Musíte jasně říci a vymezit, co chcete a co nechcete (potažmo co chce/nechce Váš zákazník), popište konečný stav, co se očekává a vyžaduje. Vaše vyjádření má být v potřebné míře přesné a nezaměnitelné.

Někdy naše vyjádření, i když jsme přesvědčeni, že jsme to dobře vysvětlili, mohou být posluchačem vnímána jako něco mezi ovcí či květákem.

 

Komunikuj: Předejte příkaz, představu či rozhodnutí nezpochybnitelně (ujistěte se, že ho adresáti obdrželi) a adresátům (těm, ke kterým se musí dostat). Pokud je to potřebné a žádoucí, vysvětlete důvod rozhodnutí, jak rozhodnutí zapadá do celkového procesu nebo jeho části. Někdy je nutné popsat rizika v případě nesplnění daného příkazu s ohledem na dopad na reputaci a budoucnost firmy. Poskytněte prostor pro otázky a reakce, což může poskytnout feedback pro „Definuj“, zejména ve vyšších úrovních managementu.
Formu přizpůsobte cílové skupině i druhu informace. Jinou formu použijete pro změnu procesu skladování směrem k logistikovi a jinou pro příkaz skladníkovi k vydání materiálu pro  výrobu. Cílem je, aby příjemci v dostatečné míře pochopili, co se od nich žádá. Nemusí s tím souhlasit, ale musí to vědět. Žádejte ověření, že porozuměli správně (prezentace, test, ústní dotazy a reakce). Příkaz může být ústní nebo písemný, podle příjemce (vyšší riziko tiché pošty = písemně) a důležitosti (klíčové pokyny, postupy či směrnice vždy písemně-např. Popis práce). Vhodnou formou pro opakované činnosti je směrnice nebo pracovní postup.

Vyžaduj: Pokud jste definovali a předali Váš příkaz, ověřili jste si, že pracovníci rozumí, chápou, uvědomují si, ale realita je přesto jiná, musíte věnovat čas a úsilí na prosazení Vaší vůle do každodenního života firmy. To často znamená každodenní „bitvu“ proti svévoli - neochota části zaměstnanců a dodavatelů. Jestli tuto bitvu nesvedete uvnitř firmy, povede jí s Vámi zákazník jinou formou s daleko většími (dražšími) dopady. V praxi to představuje důsledné a opakované vyžadování a usměrňování pracovního chování pracovníků až do úplného, opakovaného souladu požadavku se skutečností. Opakovaně kontrolujte, jestli Váš příkaz byl proveden až do stavu, kdy se příkaz nebo změna stává novým standardem a její neplnění je již projevem svévole, nikoliv neznalosti.
Klíčové pro Vaše přežití je mít část lidí na Vaší straně, aby Vaši představu vzali za svou a prosazovali ji spolu s Vámi.

Udržuj: Každý motor je třeba pro správný chod udržovat a dodávat mu energii. Stejně tak po čase znovu projděte plnění Vašich příkazů znovu. Je zdravé být lehce paranoidní, v sázce je příliš mnoho - Váš sen, Vaše pověst a mnoho peněz. Je dobré zavést systém sledování dosaženého stavu formou kontrol, auditů. Jinými slovy sledujete, jestli se Váš příkaz, změna či představa stala firemním standardem nebo jen krátkodobým výkyvem.

Přísloví 27:23  Dobře si všímej, jak vypadá tvůj brav, starej se pečlivě o svá stáda, vždyť žádná klenotnice není věčně plná, ani královská čelenka nepřetrvá všechna pokolení. Tráva se poseká, ukáže se otava, sklízí se píce z hor, z beránků máš oděv, za kozly koupíš pole,  máš dostatek kozího mléka k své obživě i k obživě své rodiny, máš živobytí pro své děvečky.

VELKOU LOĎ ŘÍDÍTE MALÝM KORMIDLEM, VELKOU FIRMU ŘÍDÍTE SLOVEM, JEHOŽ VELIKOST A VÁHA ZÁVISÍ NA VÁS.

   

Informace o autorovi

Jméno
Pavel Vimr

Profil

Je ženatý, otec tří dětí, podnikající od roku 1991 ve službách a výrobě. Pavel vnímá povolání ke službě podnikatelům a manželským párům. Je také starším sboru AC v Chomutově. Své bohaté zkušenosti z podnikání uplatňuje na akcích pro byznysmeny, manažery a vedoucí, kde je častým řečníkem.

Poslední komentáře